HƯỚNG DẪN CÁCH ĐĂNG KÝ LỊCH LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG

1. Yêu cầu chung:

- Người sử dụng cần đăng ký tài khoản trên Hệ thống và phải đăng nhập mới có thể thực hiện quá trình đăng ký và xem lịch làm việc của Lãnh đạo Văn phòng.
- Người dùng hoàn thành quá trình đăng ký lịch làm việc của Lãnh đạo Văn phòng trong tuần trước 10h thứ Hai hàng tuần để người phụ trách tổng hợp lịch kịp tổng hợp và công bố Dự thảo 1.

Giải thích từ ngữ:
LĐVP: Lãnh đạo Văn phòng
VP: Văn phòng
LĐ: Lãnh đạo
TP: Trưởng phòng
GĐ: Giám đốc
ĐT: Đội trưởng
TKTT: Thư ký Thứ trưởng
TKTH: Thư ký – Tổng hợp
HC: Hành chính
TCKT: Tài chính – Kế toán
VTLT: Văn thư – Lưu trữ
TTDV: Trung tâm Dịch vụ Thông tin và Truyền thông
MTTN: Miền Trung – Tây Nguyên
BCH: Ban Chấp hành
TCTCNTT: Tổ công tác Ứng dụng Công nghệ thông tin của Văn phòng

2. Đăng ký lịch:

     - Tại mục Lịch của Lãnh đạo Văn phòng, người dùng click vào phần “Đăng ký” để khởi tạo quy trình. Trong phần “Đăng ký”, người dùng nhập những thông tin cần thiết cho buổi làm việc, đối với những thông tin có đánh dấu sao màu đỏ là những trường thông tin bắt buộc.
     + Ngày, giờ làm việc:

     + Hiện giờ: Đối với những lịch không yêu cầu thời gian cụ thể, người dùng click vào phần chọn “Không hiện giờ” để ẩn thông tin thời gian đi.
Ví dụ: những lịch như
     - A. Lâm đi công tác (đến …/…)
hoặc
     - A. Hưởng đi học lớp Lý luận Chính trị cao cấp (đến …/…)
     + Lãnh đạo Văn phòng dự: Tùy theo tính chất của từng cuộc họp người dùng có thể đăng ký một hoặc nhiều Lãnh đạo Văn phòng dự họp, bằng cách giữ phím ctrl đồng thời click chuột đến tên Lãnh đạo Văn phòng cần chọn.
       hoặc
Với những cuộc họp chưa xác định Lãnh đạo Văn phòng nào sẽ tham dự, người dùng chọn LĐVP. Sau khi có thông tin chính xác, người dùng thay đổi nội dung đăng ký bằng tên của Lãnh đạo Văn phòng sẽ tham dự.
     + Nội dung cuộc họp: Người dùng nhập nội dung cuộc họp vào ô

     + Thành phần tham dự và đơn vị chuẩn bị: Các đơn vị được sắp xếp theo dạng cột, người dùng đánh dấu vào ô của những đơn vị tham dự cuộc họp và đơn vị có nhiệm vụ chuẩn bị.

     Phụ thuộc vào tính chất của từng cuộc họp mà người dùng tích chọn thành phần tham dự tương ứng, cụ thể:
     + Đối với những cuộc họp yêu cầu tất cả các chuyên viên của đơn vị tham dự => chọn ô Phòng … (hoặc tương đương).
     + Đối với những cuộc họp chỉ yêu cầu Trưởng các đơn vị tham dự => chọn ô TP… (hoặc tương đương).
     + Đối với những cuộc họp yêu cầu Lãnh đạo (Trưởng, Phó) các đơn vị dự => chọn ô LĐ Phòng …. (hoặc tương đương).

     + Phòng họp: Người dùng có thể chọn một trong những phòng họp của Bộ được liệt kê ở thanh cuốn hoặc chọn vào mục địa điểm khác để điền thông tin vào ô phía dưới:
   hoặc
     + Số người: Đây là trường đăng ký bắt buộc người dùng phải khai báo. Dựa trên thông tin này, người có trách nhiệm tổng hợp lịch sẽ bố trí các phòng họp sao cho hợp lý nhất.

     + Người đăng ký và đơn vị đăng ký: Thông tin sẽ được tự động trích dẫn từ thông tin tài khoản của người dùng.
     + Tài liệu đính kèm: Người dùng có thể đính kèm tài liệu phục vụ cho buổi họp giúp các thành viên tham gia buổi họp chủ động về thông tin và có thời gian để nghiên cứu trước tài liệu. Người dùng click vào nút “Browse” để tìm tài liệu sau đó click nút “Tải lên” để hoàn thành quá trình. Ngoài ra ứng dụng còn hỗ trợ việc tải nhiều tài liệu lên trong cùng một lịch đăng ký.
     + Đánh dấu lịch mới chen ngang: Để báo hiệu một lịch mới được bổ sung lên lịch làm việc cho mọi người biết.
     + Mức độ công khai: Tùy theo tính chất của từng cuộc họp mà thông tin đó được công khai rộng rãi hay chỉ trong một phạm vi nhất định.
     + Độ ưu tiên: Có 03 chế độ cho người dùng lựa chọn để phân loại mức độ ưu tiên của một lịch làm việc. Đối với những lịch đang dự kiến, chưa hoàn toàn chắc chắn, người dùng chọn chế độ “None”. Đối với những lịch chắc chắn tham dự, người dùng chọn chế độ “Ưu tiên”, qua đó người phụ trách tổng hợp lịch sẽ chủ động duyệt lịch và đưa vào lịch chính thức. Đối với những lịch thay đổi không tham dự, người dùng chọn chế độ “Hủy bỏ”.
     - Trường hợp cần thay đổi một số thông tin của buổi họp:
     + Khi lịch vẫn đang ở mục đăng ký, người dùng click vào chữ “Sửa” ở cuối phần lịch đăng ký, ứng dụng sẽ hiện ra các thông tin để người dùng sửa lại. Tính năng này sẽ bị mất đi khi người phụ trách tổng hợp lịch duyệt lịch và đưa vào Lịch chính thức.
     + Khi lịch đã được đưa lên Lịch chính thức, người dùng click vào chữ “Đề xuất sửa” ở cuối lịch làm việc và nêu nội dung cần thay đổi, người phụ trách tổng hợp lịch sẽ tự động thay đổi trên lịch chính thức.

3. Duyệt lịch:

- Sau khi nhận được lịch đăng ký, bộ phận phụ trách tổng hợp lịch làm việc của Lãnh đạo Văn phòng sẽ chủ động xử lý. Trong trường hợp lịch đăng ký đã được Lãnh đạo Văn phòng nhất trí, bộ phận phụ trách sẽ tiến hành cập nhật. Trong các trường hợp khác, bộ phận phụ trách sẽ thông tin lại cho đơn vị theo đầu mối đăng ký.

Cán bộ phụ trách lịch làm việc:
Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa
Thư điện tử: ntthoa@mic.gov.vn
Di động: 098 214 0486, Cố định: 04 3 943 4100, Tổng đài nội bộ: 8810